Mundo-b recrute un.e réceptionnist.e à mi-temps (remplacement)

Vous connaissez le secteur associatif et partagez ses préoccupations ? Vous débordez d'énergie positive et êtes capable de la transmettre à vos interlocuteurs ?

Vous êtes organisé, orienté client et autonome ? Vous êtes capable de travailler en français, néerlandais et en anglais ?

Rejoignez notre équipe à Mundo-b !

Résumé de la fonction

Secteur :                                            Economie sociale et solidaire

Horaire :                                             Contrat de remplacement pour 6 mois

                                                            Temps partiel : lundi matin, jeudi & vendredi

Lieu de travail :                                 Bruxelles (Porte de Namur)

Date d'entrée en fonction :              Dès que possible

À propos de Mundo

Mundo-b (bientôt « Mundo Matongé ») est un centre de bureaux et de réunion éco-conçu et éco-géré, dédié aux associations, ONGs et entreprises sociales. Bien situé près de l'arrêt du métro, Mundo-b offre des espaces de travail professionnels privatifs, des salles de réunion et divers services qui facilitent la gestion quotidienne de ses organisations membres. Le centre est géré par Mundo-Lab SA.

Mundo-Lab créé et gère des centres de bureaux et de réunion durables et circulaires à destination des associations, ONGs et entreprises sociales. Les centres Mundo rassemblent plus de 200 organisations engagées qui partagent au quotidien des espaces de travail et de vie pour agir ensemble en faveur du changement sociétal et environnemental.

La fonction

Le/la responsable accueil/administration/logistique est la première personne de contact pour les locataires et les visiteurs du centre. Son poste se situe à la réception, d'où il/elle gère un certain nombre de tâches connexes.

Le/la responsable accueil/administration/logistique assure l'interface entre l'équipe de gestion du centre et les locataires et traite leurs demandes. Sous la supervision du manager des soft services, il/elle assume ses missions de façon autonome, en binôme avec une autre réceptionniste également à temps partiel.

Ses missions seront les suivantes :

-        Accueil des locataires et des visiteurs.

-        Gestion du courrier in et out et réception des livraisons.

-        Communication et administration :

• Communication avec les associations-membres
• Gestion des e-mails et des appels téléphoniques
• Rédaction et envois de mailings
• Mise à jour de l'intranet

-        Gestion des salles de réunion

• Gestion des réservations et du matériel multimédia
• Suivi administratif et suivi de la facturation
• Assistance aux utilisateurs
• Inspections quotidiennes

-        Gestion des accès au bâtiment :

• Attribution de clés et badges aux locataires
• Gestion des heures d'ouverture, de l'alarme etc.

-        Gestion des demandes des locataires

• Réponse aux demandes d'informations
• Dispatching des demandes des locataires, via un système de « ticketting »

-        Logistique :

• Gestion du planning de l'équipe de nettoyage
• Commandes de produits de bureau et de nettoyage, suivi des stocks
• Gestion de bases de données (locataires, matériel)

-        Community :

• Participation à l'organisation d'événements à destination des locataires, d'expositions, de moments festifs...

Profil

-        Formation et expérience professionnelle :

• Être détenteur d'un diplôme de l'Enseignement Supérieur. Une formation en secrétariat ou administration est un plus.
• Avoir au minimum 3 années d'expérience récente et réussie dans une fonction à responsabilités similaires 

-        Compétences et qualités personnelles :

• Langues de travail : français,  anglais et néerlandais : niveau B2 exigé à l'oral et l'écrit. Attention, ceci est une condition essentielle du recrutement.
  
  
• Bonne maîtrise de la suite Microsoft Office : Word, Outlook, Excel
• Expérience en accueil et contact clients en frontdesk
• Être organisé(e) et systématique
• Capacité à gérer son temps et les priorités
• Pouvoir travailler de manière autonome et savoir prendre des initiatives
• Un intérêt pour le développement durable et le secteur associatif est un plus 

Détails du contrat

• Lieu de travail : Bruxelles (Rue dEdimbourg 26 1050 Ixelles métro Porte de Namur)
• Contrat mi-temps à durée déterminée - horaires : lundi 8h30-13h30, jeudi et vendredi 8h30-18h)
• Salaire brut mensuel : En fonction de la grille salariale CP329, niveau 3 en tenant compte de lexpérience utile
• Chèques-repas

Postulez dès maintenant !

Veuillez envoyer votre lettre de motivation et CV par e-mail à Marie Laure (soft services manager): marielaure@mundo-lab.org en précisant en objet du mail : Candidature responsable accueil Mundo-b + votre nom